备用金
备用金（petty 现金），国际上也称暂定金额，是企业、机关、事业单位或其他经济组织等拨付给非独立核算的内部单位或工作人员备作差旅费、零星采购、零星开支、突发情况等用的款项。
企业应专设适当的备用金数额，以应对可能出现的各种情况。工作人员领取备用金时严格遵循申领、报销、保管流程进行，后由财务部门进行核算与审查工作，实际操作可能因公司情况而有所不同。
企业备用金一般由专人专管，有其特定的使用范围。企业应严格按规定使用备用金，不得转借或挪用。需领用应预支，多退少补，已领未结清不能再领，登记核销及时进行。备用金是流动资产的重要组成部分，是企业财务管理的一项重要内容，备用金管理是否科学、有效，关系到企业资金的安全和效益等问题。
基本信息
概念
“备用金”是资产类账户，是企业或组织为满足内部经常使用现金的一些单位或职工的日常零星开支需要，或者应对突发事件或意外情况而事先储备的一笔资金。作为企业内部小额开支的现金备用款项，如用于员工茶点、邮票的款项，以及给办公室清洁工的钱、计程车费等。备用金偶尔也会包含一些小额的现金收款或应对意外事件，比如访客支付的电话费，应急维修费等。
主要分类
定额备用金
定额备用金制是指企业按固定额度持有备用金。实行这种制度下，会计部门根据实际情况核定，拨出一笔固定数额的现金，规定使用范围，并对其进行专门的管理的流动资金管理制度。支付的备用金会定期得到补充，使得企业的备用金保持在特定的金额。为了简化日常小额支出的支付流程，并确保费用支出的控制和管理，可以考虑建立定额备用金制度。
首先，会计部门需要研究并确定一个合适的备用金数额，该数额应能够满足使用部门或使用人员两三周内的小额支付需求。确定后，会计部门将该数额拨出作为备用金。在实际支付时，经管人员需要保存所有与支付相关的收据和会计凭证。这些凭证将在规定日期或备用金不足时集中上报给会计部门，并补足备用金的规定金额。会计部门在审核凭证无误后，根据已支付备用金凭证的总额，签发一张支票来补足备用金。同时，会计部门还需记录和登记有关定额备用金制度的相关信息。
非定额备用金
非定额管理是指企业内部部门根据实际需要向财会部门逐项领取资金的管理方式。在企业日常经济活动中，相关部门或职工个人根据需要预支款项进行支出，并逐项报销和核算。在报销过程中，可以凭相关支出凭证向财会部门申请报销，并将其作为备用金进行处理，直到使用完毕为止。如果需要补充备用金，还需另行办理拨款和领款手续。这种管理方式能够灵活适应不同部门和业务的资金需求，提高资金使用效率和监管控制。
共同点：通过建立备用金制度，可以实现对频繁发生的零散小额支出的控制管理。这样做既能确保现金支出的有效管理和保管，又能避免繁琐的审批程序，减少记账工作量。
区别：定额备用金一经核定不得随意增减，在规定日期或备用金不足时集中上报，会计部门在审核凭证无误后补足；非定额备用金指根据实际需要向财会部门借款，凭各种支付凭证逐项报销和核算，多退少补。
总而言之，无论实行哪种管理办法，都要建立健全备用金的领用、保管和报销等手续制度，并指定专人负责经管备用金。经管人员发生变动时，必须办理交接手续，以明确经济责任。
主要特征
1.低风险：企业专设备用金，专人负责管理，并且必须按照规定的用途使用，不得转借给他人或挪作他用，具有较高的资金稳定性。
2.流动性：对于预支备作差旅费、零星采购等用途的备用金，一般会根据估计的需用数额领取，支用后需要进行一次报销，如果有多退少补的情况也要进行调整。在前一笔账未清的情况下，不得继续预支。保证足够的流动性，以便在紧急情况下能够及时取出使用。
3.透明性：备用金需要有完整的管理制度，包括资金申领、使用、报销、审批等流程规定，确保备用金的使用合法透明。
使用流程
申领使用
备用金实行限额管理，备用金限额根据单位日常业务7日内零星开支所需要的现金量核定。下列经济业务事项，可以使用备用金。
备用金的使用必须经过部门负责人的签字批准，部门负责人也是备用金借款的主要责任人。实行备用金制度有助于各部门工作人员积极灵活地开展业务，提高工作效率。但备用金必须做到专款专用，不得挪用、转借他人或用于其他用途。一经发现，将采取严肃处理措施。
报销流程
当员工因公需要出差并携带现金时，需要按照规定填写借据，并经单位主管财务领导审批后从备用金中借取。当员工出差返回后，应当在 5 个工作日内及时进行费用报账，并不能长期拖欠未报账的情况。如果由于单据不全或其他原因无法及时报账，员工应先将余款交回给报账员，等待手续完备后立即进行报账。
报账员凭用款人提供的合法原始凭证支付备用金，并履行以下程序：
用款人在支出发票背面签字（涉及实物保管的，必须同时有签收人）——单位财务负责人(或委托人) 签批——报账员审核原始凭证的真实性、完整性——报账员支付现金——报账员应对现金支付的情况进行序时登记，做到日清月结、账款相符
核算流程
“备用金”是资产类账户，用以核算企业内部周转使用的备用金。企业拨付内部职能部门或个人备用金时，记入借方；企业收回备用金时，记入贷方；期末余额在借方，表示企业备用金的结存额。
商品流通企业单独设置“备用金”科目的财务部门，根据核定的定额拨付有关部门备用金，除了增加或减少拨入的备用金数额外，使用或报销有关备用金支出时不再通过“备用金”科目核算。有关部门发生备用金支出后，凭付出现金取得的原始凭证或原始凭证汇总表向财务部门报账，经财务部门审核无误后，补足其原有备用金的数额。
管理
备用金管理是企业资金管理的一项重要内容。预支备作差旅费、零星采购等用的备用金，一般按估计需用数额领取，支用后一次报销，多退少补。对于零星开支用的备用金，可实行定额备用金制度，即由指定的备用金负责人按照规定的数额领取，支用后按规定手续报销，补足原定额。
各预算单位领取的备用金应按现金管理条例进行管理，单位所发生的经济往来，除规定的范围可使用现金外，其他应通过银行进行转账结算。备用金管理包括借支管理和保管管理。
借支管理
企业备用金借支管理是资金管理的重要环节，为提高资金使用效率，需要遵循以下原则：
1.各部门需按照规定填写备用金借款单，详细记录借支事由、金额、借款人等信息，确保借支的合理性和透明度。
2.备用金一般不得超过预设的限额，若有特殊需求，应由企业门经理进行审批，确保每一笔借支都经过合理的审核程序。
3.各部门在借支时，必须及时将取得的正式发票送至财务部门备用金管理人员(出纳人员)手中，以便进行核对和记录。同时，需要及时进行借支款的冲转或补充备用金，确保借支款项的准确性和完整性。
由借款人填写一式三联借款单以及报销单，会计部门借出款项并报销、记账。
保管制度
为确保备用金的安全，各单位应建完善的备用金保管制度，并采取相应措施加以保护。如果出现备用金短款或长款的情况，单位应及时查明原因，并如实向管财务领导汇报，经批准后按照相关规定进行处理，不得未经授权擅自处置。报账员应定期与核算中心对账，确保账目准确无误。各单位不得擅自从所取得的现金收入中提取补充备用金，坐收坐支。需要遵循以下注意事项：
1、备用金收支应设置“备用金”账户，并编制“收、支日报表”，送交负责人查看。
2、备用金定期根据取得的发票编制备用金支出一览表，及时反映备用金支出情况。
3、备用金账户应做到逐月结清。
4、出纳人员应妥善保管各种与备用金相关的各种票据。
备用金的管理不论采用何种办法，都应严格按照备用金的预借、使用和报销的手续制度进行。
审查
备用金的审查一般由财务部门按期进行，特殊审查视经济活动控制风险而定。控制风险较低或发生的交易事项很少，一般无需进行此项审查。但如果控制风险高，则需要进行备用金盘点和备用金交易审查，通常在期中突击进行。审查内容主要包括以下内容：
应用举例
A企业张林接陈永做采购员，因100 元以下不能使用支票，所以每名采购员持有 100 元现金的定额备用金。陈永调离采购员岗位交回现金 100元。张林新任采购员借定额备用金 100 元。
1.出纳员收到陈永归还的 100 元：
借：现金 100
贷：其他应收款一一定额备用金一一陈永 100
2.张林借定额备用金 100 元：
借：其他应收款一一定额备用金一一张林 100
贷：现金 100
3.张林购人抢修水泵铜圈一个，单价58 元增值税9.86 元，付现金67.86元。持发票及人库单报销：
借：原材料 58.00
应交税费一增值税进项税额 9.86
贷：现金 67.86
注意事项
以“备用金”为幌子
骗子让受害人在某支付软件中搜索“备用金”，并引导受害人开启功能。受害人从“备用金”中提取金额，使其误以为是退款。支付宝中“备用金”并不是用来赔付款的，需要各部门为群众做好防骗反诈知识，保护自己的财产安全。