预付账款
预付账款（Advance money）是一种资产类账户，用于记录本单位向供应单位预付的款项。借方登记了本单位向供应单位预付的金额，贷方登记了本单位收到的所购物品的发票账单上列明的应结转的预付账款。企业需要事先向供应商或客户支付这部分款项，这属于企业债权的一部分。通常预付账款与购买材料、商品采购或在建工程等相关。
预付账款的形成主要是一些企业在市场竞争中处于劣势地位，导致他们的财务记录或信誉历史存在不良记录。在这种情况下，供应商可能会对企业的支付能力产生怀疑，因此会要求企业支付预付账款。另外，企业为了维护与供应商之间的供应链稳定，也会主动提出支付预付账款。预付账款分为预付购货款和预付工程款、购货定金、待摊费用三种。无偿占用与先付出，后受益，则是预付账款的特点。
预付账款有三个作用分别是获得折扣优惠、解决分销商的资金短缺问题和融资。但在使用的过程中也存在一系列的风险，如盈利风险、收益能力下降风险、隐性风险、道德风险、坏账风险、核算风险等。
基本内容
概念
预付账款是指企业在与供货方或提供劳务方签订合同后，在合同约定的条件下提前支付给对方的款项。这种款项可以是预付的物料货款、商品采购款项或在建工程款项等。
账务处理
预付账款是指企业提前支付给供应商或合作伙伴的款项，用于采购商品或接受服务。预付账款的账务处理有以下三点。
1.为了更好地管理预付账款，通常应该单独设置一个会计科目来进行核算。即使预付账款较少的企业，也可以将预付的货款记入“应付账款”科目的借方。这样可以更清晰地跟踪和核对预付账款的金额和用途。
2.如果企业预计无法收到预付货款，需要将预付账款科目中的账面余额转移到其他应收款科目中。
3.除了将预付账款转入“其他应收款”科目外，其他预付账款不需要计提坏账准备。
特点
无偿占用
是一种商业信用和资金的无偿占用,其数额多少取决于市场环境。
先付出，后受益
“先付出，后受益”。“先付出”是指在未来期间事先支付的款项。提前支付意味着企业在实际获得产品或服务之前就已经支付了款项。“后受益”则是指通常用于购买未来的产品或服务。因此，企业在支付款项之后才能享受到相应的产品或服务。这意味着企业需要等待一段时间才能获得预付款的回报。
预付购货款和预付工程款
在合同履行之前，一方需向另一方提前支付一笔费用，此时预付款的所有权归属于供应商或建筑企业。
购货定金
一方在合同成立前向另一方支付一定金额的担保资金，以确保合同的有效性和履行。购货定金的所有权归购货方企业所有。
待摊费用
已经支付的费用应该按照一定时间分摊到本期和以后的各期。根据重要性原则，小额且使用时间短的一年内待摊费用可以一次性计入当期损益。大额且使用时间长的费用可以转化为预付账款、其他应收款或其他流动资产，并分期转化为费用或成本。长期待摊费用则作为递延资产处理，代表已经支出但摊销期限在一年以上的费用，例如固定资产的大修理、改良等。这样的处理方式可以更准确地反映费用的实际发生情况，并保持财务报表的准确性。
适用情形
供应链管理
规避道德风险
为了预防潜在的道德风险，许多企业选择提前付款。这种做法尤其适用于供应商或劳务提供者的专用资产，以避免遭受损失。购货企业或接受劳务的企业通常选择支付预付款来确保稳定的供应。当企业提供的产品交付周期较长或采购物料价格波动较大时，更倾向于使用预付款。例如，在公路工程建设中，承包商通常会事先支付合同价的10%作为开工预付款。这种预先支付的做法有助于建立双方的信任关系，并为购买方提供保证，确保项目能按时进行并减轻供应链风险。
稳定供货渠道
维持供应链的稳定对企业来说是至关重要的。为了确保与供应商之间的关系稳定，一些企业选择向上游供应商提供短期资金援助。他们和上游原材料和零部件企业签订预付款合同，提前支付一部分供货款，以换取随时获取原材料和零部件供应的权利。例如，美的企业的经销商在淡季通常支付1.5倍的款项，以获得在旺季优先供应的权利和一定的价格折扣。这样做能够帮助企业确保供应的连续性，减少因供应中断而造成的损失，并且在市场竞争中保持竞争优势。
弥补交易信用的不足
在不对等的市场竞争环境下，企业可能面临提前支付购货款的压力。这种情况通常发生在企业的财务记录或信誉历史不良的情况下，供货商可能对企业的支付能力表示怀疑。另外，如果供货商处于垄断地位，企业为了确保稳定的供货，可能需要支付预付款。对于新成立的中小企业来说，为了获得稳定的供应，通常需要支付一定比例的预付款来弥补交易信用不足。在中国的钢铁行业中，进口铁矿石贸易的结算方式经常采用预付货款。
核算
为了准确反映预付账款的变化及其结余情况，企业应设立一个名为"预付账款"的专门账户来进行核算。该账户属于资产类账户，用于记录向供应单位预付的货款的借方记录，以及企业收到所购货物或接受劳务时结转的预付账款的贷方记录。期末借方余额能够清楚地显示企业预付的款项，而期末贷方余额则反映了企业尚未补付的款项。此外，根据供应单位或个人的名称，还可以设置详细的明细账户进行记录，以便更加准确地追踪和管理预付款项的来源和去向。
对于企业预付购货款项，应该增加"预付账款"账户的借方，同时增加"银行存款"等相关账户的贷方。这样就能记录下预付的款项。当企业收到所购物资时，根据应计入购入物资成本的金额，应增加"材料采购"、"原材料"或"库存商品"等相应账户的借方。同时，根据应支付的金额，应增加"预付账款"账户的贷方。如果需要补付款项，需要增加"预付账款"账户的借方，同时增加"银行存款"等相关账户的贷方。若有多付款项需退回，则需要进行相反的会计分录操作。
预付货款的处理方式是将资金存入一个特定的账户名为"预付账款"。当进行收货或支付剩余货款时，相应的金额会从该账户中扣除。有些情况下，如退回多余货款，可能会导致"预付账款"账户出现贷方余额。因为"预付账款"账户可能存在贷方余额，这表示企业已支付的货款超过了实际需要支付的金额。因此，在期末填制资产负债表时，需要对"预付账款"账户进行重新分类。
账户结构
“预付账款”是一种资产类账户，用于记录本单位向供应单位预付的款项。借方登记了本单位向供应单位预付的金额，贷方登记了本单位收到的所购物品的发票账单上列明的应结转的预付账款。
如果本单位预付账款较少但收到的物品较多，就需要补付账款。补付款与预付款一样，在“预付账款”账户的借方记账，以确保借贷相等，反映出与供应单位结清预付账款的业务。相反，如果本单位预付账款较多但收到的物品较少，供应单位不再发货时应退还余款。当本单位收到退回的预付款时，应在“预付账款”账户的贷方记录。
通常情况下，该账户的期末余额会呈现在借方，反映出本单位向供应单位已预付但尚未结算的款项。但有时也会出现贷方余额，表示本单位应结转的预付款超过了预付账款，本单位需要补付的金额。这种账户结构通常使用“丁”字账来反映。
作用
获得折扣优惠
预付账款在企业中的作用不仅仅是提高交易成功率，还可以帮助企业获得折扣优惠。许多供应商会采取一种营销策略，即结合现金折扣与预付账款。通过提前支付供应商，企业可以展示其良好的信用，从而提高交易成功率。
解决分销商的资金短缺问题
供应链金融的实施对各节点企业的库存水平产生了积极的影响。特别是在分销商库存维持成本和对核心企业库存水平的影响方面，两种预付款类供应链金融产品展现出了不同的优势。其中，传兑仓融资对于降低分销商的库存成本具有更为显著的作用，同时也能减少核心企业的库存水平。
融资
预付账款融资是一种短期融资方式，它的基础是通过真实的贸易合同产生的预付账款。这种融资方法可以帮助买方解决采购过程中可能遇到的资金短缺问题。预付账款融资通常在采购阶段使用，买方可以将预付账款作为抵押品，借助银行的资金，并利用销售收入作为主要的还款来源。预付账款融资有多种形式，其中主要包括先票（款）后货融资和担保提货融资等。随着供应链金融的快速发展，不同的融资方式如预付账款融资、动产质押融资和应收账款融资等被广泛创新。这些融资方式有效地缓解了中小企业在融资方面面临的高成本和效率等问题。
风险
盈利风险
企业面临资金短缺时，可能需要采取措施来解决这一问题。一种常见的方式是通过向银行申请贷款或利用其他融资渠道来获取资金。然而，这样做会增加企业的财务费用支出。贷款的利息和其他融资成本将会增加企业的负债负担，进而对企业的盈利能力和现金流量产生影响。
收益能力下降风险
预付账款有可能降低企业的资金回报率。因为预付款相当于对供应商提供了无息贷款，企业的流动资金被占用，无法用于投资或经营活动以获得相应的回报。这就导致了企业的资金收益能力下降。
隐性风险
预付账款还可能增加企业的收账成本。收账成本不仅包括组织、管理和核对预付款的成本，还包括各种额外费用，如差旅费、通信费、工资费用、诉讼费和评估费等等。此外，收回预付款可能需要一定的时间和人力资源，从而增加了企业的运营成本。因此，预付账款可能对企业的财务状况产生负面影响。
道德风险
预付账款的增加可能会进一步增加供货方在谈判中获得优势地位的可能性，同时也会增加涉及的道德风险。企业可能会被迫接受低质量的产品或服务，这将导致存货成本的增加，同时也会降低产品在市场中的竞争力。
坏账风险
当预付账款余额增加或期限延长时，可能导致坏账成本的上升。这种情况可能发生在上游企业经营不善、破产、故意停业或携款潜逃，或者出现合同纠纷、提供的产品或服务质量不合格的情况。出现这些情况时，下游企业很可能估计到会面临坏账损失。因此，预付账款坏账准备的估计方法与应收账款坏账准备的方法是一样的。
核算风险
传统的预付账款业务会计核算方法存在一些缺陷。这种方法使用单一名为“预付账款”的账户来记录企业进行预付账款、收到商品和支付剩余货款的交易。然而，这种做法可能导致预付账款明细账或总账期末余额借方较多，无法准确反映实际预付账款的整体情况。此外，将预付账款归入“预付账款”账户也与实际经济业务内容不相符。
法律法规
据《国家工商行政管理局仲裁委员会关于定金和预付款性质的复函（＜84＞工商裁字第3号）》规定，预付款中的部分或全部可以用作违约金或赔偿金抵扣，但剩余款项必须退还给预付方。同样，如果接受预付款的一方未履行合同，必须将预付款返还给预付方，并支付相应的违约金或赔偿金。需要注意的是，预付款在中国受到货币管理规定的限制，不能被随意使用。
预付账款与应收账款、应付账款之间的联系
与应收账款的关联
预付账款和应收账款是企业在经营活动中产生的两种不同类型的债权。虽然它们都属于企业的短期债权，但它们在性质和处理方式上存在一些区别。
应收账款是指企业向外部销售商品或提供劳务后，应该向购货方或接受劳务方收取的款项。这是由于企业在销售过程中形成的应收款项，企业有权要求购货方或接受劳务方按约定的付款期限支付货款。应收账款通常是由于信用销售或提供延期付款条件而产生的。企业需要仔细管理应收账款，确保及时收回款项，并防止坏账的产生。
预付账款则是企业在购买货物或接受劳务时所支付的款项。这是企业在交易开始前预先支付的货款或服务费用。预付账款通常是由于企业与供货方或提供劳务方之间的合同约定产生的。企业需要对预付账款进行分开核算，以便在适当的时候核销这些款项，并在合同约定的期限内获得相应的商品或劳务。
因此，应收账款和预付账款虽然类似，都是企业的短期债权，但它们的产生原因和处理方式是不同的。企业需要根据实际情况对这两者进行分开核算，并进行适当的管理和控制，以确保企业的资金流动和经营活动的顺利进行。
预付账款和应收账款是企业与客户之间建立的一种贸易信用方式。预付账款是指企业提前支付货款给供应商，以确保获取所需货物或服务。这种方式一般以实际支付的成本为基准进行计价，因此在财务报表上不会单独列示。
与应付账款的关联
如果预付款项的情况较为罕见，也可以选择不设立预付账户，而将预付款项直接算作应付账款。这样可以简化账务处理，避免额外的复杂性和工作量。
与预收账款的关联
预收账款和预付账款之间存在一定程度的正相关关系。这意味着当一个企业的预收账款增加时，预付账款也有可能增加。这种关系可能是因为企业的预收账款增加，说明客户将来的销售收入会增加，因此企业会提前支付供应商以获得更好的采购条件。另一方面，预付账款的增加可能会导致预收账款的增加，因为企业可能提前支付供应商以获得更好的采购价格，从而降低未来的采购支出。总之，两者之间的正相关关系可能是因为企业在经营过程中预先支付或预先收取款项以获得更好的经济利益。
参考资料
中国法院网首页.中国法院网.2023-10-09